Журнал инвентарного учета письменных сброшюрованных материалов
Журнал инвентарного учета письменных сброшюрованных материалов предназначен для регистрации конкретной служебной документации. Деятельность отдельных предприятий связана с использованием ценных или секретных бумаг, которые нужно учитывать в специальной книге. Государственные организации оформляют ее в обязательном порядке, а частные компании заполняют по необходимости.
Инвентаризация документов, сшитых в брошюры, применяется в конфиденциальном делопроизводстве, подразумевающем идентификацию и индексацию не только самих служебных бумаг, но и их носителей (бланков, листов, формуляров). В таблицы журнала инвентарного учета письменных сброшюрованных материалов вносят записи о дате регистрации и грифе секретности, количестве экземпляров и листов, входящих и исходящих номерах.
В отдельных графах книги отмечают кому и куда отправлены секретные (ценные) бумаги, номера актов об их уничтожении и примечания. Преимущества подобного учета:
- Целостность и комплектность конфиденциальной (ценной) информации.
- Контроль за местонахождением документации и доступом к ней персонала.
- Эффективное проведение аналитической работы.
- Оперативная проверка наличия секретных бумаг.
За оформление журнала инвентарного учета письменных сброшюрованных материалов отвечает отдел делопроизводства. Централизованный контроль за ведением книги возложен на службу безопасности предприятия. Организация имеет право вносить в реестр не все служебные бумаги. Принцип действий по данному вопросу отражается во внутренней учетной политике.