Журнал регистрации посещений
Журнал регистрации посещений разработан специально для предприятий и организаций с контрольно-пропускным режимом, исключающим проход на территорию без предъявления документа (паспорта, удостоверения, пропуска). Роль формуляра довольно проста и одновременно важна: его используют для фиксации первичной информации о лицах, посетивших организацию, но не работающих в ней.
Документ не имеет унифицированной формы, предприятия могут разрабатывать ее самостоятельно. Основной раздел журнала для регистрации посещений представлен в виде таблицы, которая обязательно должна содержать графы:
- Порядковый номер.
- Дата и время визита.
- Ф.И.О. посетителя, компания.
- Документ.
- Цель посещения.
- Время прибытия.
- Время убытия.
- Примечание.
В книге фиксируют сведения обо всех лицах, посетивших предприятие и не являющихся его работниками. Достаточно крупные компании с большим трафиком визитеров могут заводить собственные формуляры для каждого структурного подразделения или разделять их по типу визитеров – для поставщиков, подрядчиков, бизнес-партнеров и т. д.
В процессе оформления журнал регистрации посещений хранится у секретаря, делопроизводителя, администратора или другого сотрудника, наделенного соответствующими полномочиями. Заполненный документ передается на хранение в архив. Срок хранения зависит от учетной политики организации.
