Журнал учёта исходящих телеграмм, телефонограмм, факсограмм
Журнал учета телефонограмм предназначен для регистрации служебных документов оперативного характера, содержание (информация) которых передано или получено по телефону. Их составляют только в ситуациях срочной необходимости отправки (приема) сведений устным способом, например, извещения о назначении заседания, переносе совещания, отправки короткого отчета, запроса данных и т. д.
Указанный вид деловой коммуникации часто используют органы судебной власти, военные организации и другие государственные учреждения. Главная цель ведения журнала учета телефонограмм – качественная фиксация и оформление сведений о входящих и исходящих документах, соответствующие типовым правилам делопроизводства. Для этого в книге предусмотрены графы:
- Порядковый номер.
- Время и дата получения.
- Откуда поступил документ.
- Ф.И.О., номер телефона и должность сотрудника, передавшего ТФ.
- Краткое содержание документа.
- Ф.И.О., номер телефона и подпись лица, принявшего ТФ.
- Отметка о выполнении.
Записи в журнал учета телефонограмм необходимо вносить в виде понятного и несложного текста, совпадающего с оригиналом устного сообщения. Если один служебный документ направлен нескольким адресатам, в книге требуется указать личную и контактную информацию по каждому из них.
