Журнал регистрации исходящей документации
Журнал регистрации исходящей документации используется в организациях, ведущих деловую переписку, требующую официального контроля и учета. Главная задача заполнения формуляра – зафиксировать факт отправления корреспонденции, обеспечить целостность, сохранность и системность важных бумаг. Такая книга позволит легко оформить всю служебную переписку в единый реестр с указанием нужной информации и перечнем ответственных лиц.
В журнале регистрации исходящей документации фиксируют все деловые бумаги с уникальными реквизитами, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2016. Проставление реквизитов необходимо для того, чтобы подтвердить официальный статус переписки и факт ее отправки адресату. С момента регистрации в книге любое письмо, указание, распоряжение или коммерческое предложение становится объектом документального контроля и учета.
Графы табличной части журнала, обязательные к заполнению:
- Дата.
- Регистрационный номер.
- Адресат.
- Краткое содержание.
- Кто подписал.
- Исполнитель.
- Данные об отправке.
Все деловые бумаги, внесенные в журнал регистрации исходящей документации, должны быть подписаны. Это связано с тем, что корреспонденция обретает юридическую значимость только после заверения подписью ответственного лица. Срок хранения книги составляет 3 года (за исключением предприятий с неблагоприятными условиями труда). После этого документ подлежит уничтожению с оформлением акта.
