Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
Журнал учета выдачи командировочных удостоверений – документ, объединяющий информацию о служебных поездках сотрудников предприятий. С 2015 года работодатели имеют право самостоятельно решать – использовать ли в делопроизводстве такую книгу. Необходимость ее ведения должна быть утверждена локальной инструкцией или приказом по организации. Форма документа не регламентирована.
Титульный лист книги содержит даты начала и завершения ведения, название предприятия и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за заполнение. Сам журнал учета выдачи командировочных удостоверений удобнее вести в форме таблицы с графами, в которые вносят информацию:
- Порядковый номер.
- Ф.И.О. сотрудника.
- Занимаемая должность.
- Место служебной поездки.
- Номер КУ.
- Ф.И.О. и должность сотрудника, подписавшего КУ.
- Даты фактического убытия и прибытия.
- Подпись лица, подписавшего КУ.
Документ заполняют на протяжении календарного года, после чего сдают на хранение в архив предприятия. Крупным организациям, часто отправляющим персонал в служебные поездки, рекомендуется приобрести издание с твердым переплетом, что обеспечит его целостность и эстетичный вид.
За текущее хранение журнала учета выдачи командировочных удостоверений отвечает исполнитель, назначенный приказом руководителя. В процессе ежедневного оформления документ лучше хранить в шкафу, закрываемом на ключ, чтобы ограничить доступ посторонних лиц.
